Como a automação com a Atlean.AI ajudou uma colaboradora a dobrar a Sua produtividade sem trabalhar mais horas e fez empresa poupar
20 000€

Perfil da Colaboradora:

Ana Silva – Coordenadora de Recursos Humanos numa PME do setor da consultoria, com 60 colaboradores, localizada no Porto.

O Desafio

Ana geria uma grande parte dos processos administrativos do departamento de RH, o que incluía:

• Agendamento de entrevistas e reuniões internas
• Respostas a emails frequentes com perguntas sobre férias, recibos de vencimento, e políticas internas
• Preenchimento manual de relatórios de assiduidade
• Organização da agenda da equipa e follow-ups com candidatos

Apesar de ser altamente competente, Ana passava mais de 70% do seu tempo em tarefas repetitivas e manuais, sem conseguir dedicar-se à estratégia de employer branding, desenvolvimento de cultura e retenção de talento — áreas que tanto a motivavam como agregavam mais valor à empresa. A solução sem a Atlean.AI passaria pela contratação dum técnico que iria oferir cerca de 1150€ brutos, custo anual para a empresa de cerca de 20 000€ anuais. 

A Solução

A Atlean.AI implementou um conjunto de automatizações de Workflow e introduziu o sistema de Time Management, adaptado às necessidades do departamento de RH:

• Automação de agendamentos com integração no Google Calendar e envio automático de emails.
• Criação de um Dashboard Automático  com toda a visibilidade do plano de trabalho assim como priorização de tarefas e organização de dados estatisticos para fácil análise e apoio na tomada de decisão..
• Relatórios automáticos de assiduidade atualizados em tempo real com dados do sistema de ponto.
• Automatização dos follow-ups com candidatos com base no status do processo de recrutamento.

Os Resultados

Após 6 semanas de implementação, os resultados foram evidentes:

Impacto direto: Ana não só manteve o seu posto, como passou a ter um papel mais estratégico, contribuindo para projetos de clima organizacional, comunicação interna e retenção de talento.

Impacto indireto:

1- Com a não-contratação de um técnico de RH a empresa poupou cerca de 20 000€ anuais. 

2- A carga de trabalho da Ana seria possivelmente e infelizmente mais um caso de esgotamento que continua a ser um dos principais motivos que leva à saída dos colaboradores, onde Portugal lidera o ranking europeu com maior taxa de esgotamento nos trabalhadores. Neste caso, esta implementação melhorou consideravelmente a retenção desta colaboradora. 

3- O aumento da produtividade incidiu diretamente nas outras áreas da empresa sendo que o impacto positivo poderá ser medido no final do ano pela direção da empresa, prova que a produtividade de um colaborador definitivamente afeta positivamente a produtividade de outro.