Clínica privada em Lisboa poupou 15.000€/ano com automação de processos

Cliente:

Clínica privada em Lisboa com 45 profissionais — médicos, administrativos e equipa de atendimento — a gerir consultas, marcações e faturação diária sem qualquer automação.

O Desafio

Toda a operação assentava em folhas de cálculo manuais. A dependência de processos sem sistematização criava ineficiências constantes em todas as áreas da clínica:

• 30 horas por semana gastas em tarefas administrativas repetitivas
• Apenas 35% dos follow-ups de pacientes eram realizados — por falta de tempo e sistematização
• Agendas desorganizadas com baixa taxa de confirmação de marcações
• Nenhuma visibilidade em tempo real sobre o desempenho operacional
• Stress administrativo elevado que desviava a equipa do cuidado ao paciente

A Solução

A Atlean.AI desenhou e implementou um plano de automação à medida, integrado com o software clínico existente e com o Google Workspace da clínica — sem substituir nenhuma das ferramentas já em uso.

As soluções aplicadas em 8 semanas incluíram:

• Fluxos automáticos de confirmação de marcações — notificações por e-mail e mensagem sem intervenção manual
• Sistema de follow-up de pacientes totalmente automatizado — de 35% para 90% de realização
• Dashboard de performance operacional com dados em tempo real, integrado no Google Workspace
• Integração entre agenda clínica, faturação e Google Sheets — eliminação de cópias manuais entre sistemas
• Automação de relatórios semanais enviados automaticamente à gestão

Os Resultados

Em apenas 8 semanas, a clínica obteve resultados claros e mensuráveis em todas as áreas da operação:

Horas recuperadas por mês: ~92h  ·  Prazo de implementação: 8 semanas

Conclusão