Como a Atlean.AI ajudou uma empresa a poupar mais de 40.000€/ano com automação de processos

Cliente:

Empresa de serviços de IT de média dimensão, com sede em Braga, com uma equipa de 35 colaboradores e sem equipa dedicada exclusivamente à área operacional.

O Desafio

A empresa enfrentava ineficiências crescentes devido à forte dependência de processos manuais:

• Os relatórios eram elaborados manualmente em folhas de cálculo.
• Os follow-ups após reuniões com clientes eram frequentemente esquecidos ou enviados com atraso.
• A equipa comercial gastava várias horas por semana a copiar informações do CRM para apresentações.
• Os gestores tinham dificuldade em acompanhar o progresso das tarefas e a produtividade da equipa.

Impacto direto:

• Perda de tempo equivalente a 4 funções administrativas.
• Atrasos no contacto com clientes e oportunidades de venda perdidas.
• Custos estimados de ineficiência: cerca de 3.500€/mês.

A Solução

A Atlean.AI implementou um plano personalizado com automações criadas através de ferramentas no-code, Google Workspace e a integração da Ena, a assistente virtual com IA.

As soluções aplicadas incluíram:

• Sistema de Relatórios Automatizados: Relatórios semanais e mensais extraídos do CRM e Google Sheets enviados automaticamente às segundas-feiras.
• Fluxos de Follow-up Inteligentes: A Ena gera emails personalizados de follow-up com anexos e notas da reunião.
• Automação de Documentos: Templates de propostas comerciais e documentos de onboarding são preenchidos automaticamente com dados dos clientes.
• Gestão de Tempo e Prioridades: A Ena organiza tarefas por prioridade e envia um resumo diário às chefias.

Os Resultados

Em apenas 60 dias, a empresa obteve resultados claros e mensuráveis:

Poupança anual estimada: +40.000€
Horas recuperadas por mês: ~380h